Datenschutz­erklärung

1.Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der FormIQ-App ist:

FRAME°IT Media
Inhaber: Simon Heinemann
Birkenfeld 22a
32479 Hille
Deutschland
Telefon: 0162 3747402
E-Mail: contact@frame-it.media

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir dazu nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz richtest du bitte an contact@frame-it.media.

2.Wer ist wofür verantwortlich?

FormIQ ist ein Werkzeug, mit dem Vereine, Schulen und andere Veranstalter Online-Anmeldungen durchführen. Dabei gibt es zwei Rollen:

• Für unsere Website, die Veranstalter-Konten, Zahlungen und den Support sind wir verantwortlich. Dafür gilt diese Datenschutzerklärung.
• Für die Anmeldedaten der Teilnehmer ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich. Er legt fest, welche Angaben im Formular abgefragt werden und wofür er sie nutzt. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe AV-Vertrag). Wenn du dich zu einer Veranstaltung angemeldet hast und Fragen zu deinen Daten hast, wende dich bitte zuerst an den Veranstalter. Wir leiten Anfragen, die uns erreichen, an ihn weiter.

3.Hosting und Server-Logfiles

Die Website form-iq.app und die App (app.form-iq.app sowie die Anmeldeseiten der Veranstalter) liegen auf Servern der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, in Deutschland. Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Beim Aufruf einer Seite werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb, zum Beispiel der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und spätestens nach 14 Tagen gelöscht.

Alle Verbindungen sind mit TLS (HTTPS) verschlüsselt. Für eigene Adressen von Veranstaltern (zum Beispiel sommerfest.form-iq.app oder eine eigene Domain) werden Zertifikate bei Let's Encrypt angefordert; dabei wird nur der Domainname übermittelt, der wie bei allen Zertifikaten in öffentlichen Protokollen erscheint.

4.Keine Tracker, keine externen Dienste

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge ein und binden keine Social-Media-Plugins ein. Schriften, Skripte und Styles liegen auf unserem eigenen Server; beim Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an Google, Content-Delivery-Netzwerke oder andere Dritte übertragen. Einzige Ausnahme ist die Zahlung per PayPal (Abschnitt 7).

5.Lokale Speicherung im Browser

Wir verwenden keine Cookies. Einige technisch notwendige Angaben legen wir im lokalen Speicher (localStorage) deines Browsers ab:

• Anmeldung im Veranstalter-Konto: ein Sitzungs-Token und der Name der Organisation, damit du angemeldet bleibst. Wird beim Abmelden entfernt; Sitzungen laufen serverseitig nach 30 Tagen ab.
• Entwürfe im Formular-Builder: ein noch nicht gespeicherter Entwurf, damit bei einem Neuladen nichts verloren geht.
• Darstellung: deine Wahl zwischen hellem und dunklem Modus sowie die Sprache.
• Ticket-Scanner (nur für Veranstalter und ihre Helfer): die Scanner-Sitzung, die gewählte Mahlzeit und für den Betrieb ohne Internet eine Liste der Tickets. Diese Liste enthält keine lesbaren Ticket-Codes, sondern nur Prüfwerte; Namen und Essenswahl sind pro Ticket verschlüsselt und nur mit dem jeweiligen Ticket lesbar. Beim Abmelden aus dem Helfer-Scanner wird die Liste vom Gerät gelöscht. Zusätzlich speichert der Browser die Scanner-Seiten zwischen, damit sie auch ohne Netz starten.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den gewünschten Dienst) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Du kannst die Daten jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen.

6.Veranstalter-Konto

Für ein Konto verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Name der Organisation, das Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), auf Wunsch die Daten für die Zwei-Faktor-Anmeldung, eine Kundennummer sowie die angelegten Veranstaltungen, gebuchten Pakete und Rechnungen. Das ist für die Bereitstellung von FormIQ erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir schicken dir E-Mails, die zum Dienst gehören: Willkommen, Passwort zurücksetzen, Zahlungsbestätigungen, Hinweise vor der automatischen Löschung und auf Wunsch Benachrichtigungen über neue Anmeldungen. Werbung schicken wir nicht.

Die Kontodaten speichern wir, bis du dein Konto löschst (im Profil jederzeit möglich). Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

7.Zahlungen

PayPal: Wenn du ein Paket per PayPal bezahlst, wird auf der Zahlungsseite das Bezahlmodul von PayPal geladen. Dabei werden deine IP-Adresse und Angaben zu deinem Browser an PayPal übertragen; für die Zahlung selbst übermitteln wir Betrag, Verwendungszweck und Bestellnummer. Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. PayPal verarbeitet die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung; Informationen dazu findest du in der Datenschutzerklärung von PayPal. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Modul wird nur geladen, wenn du die Zahlungsseite öffnest.

Überweisung: Bei Zahlung per Überweisung verarbeiten wir die Angaben aus dem Zahlungseingang (Name des Kontoinhabers, Betrag, Verwendungszweck) zur Zuordnung deiner Zahlung.

Zahlungen von Teilnehmern an Veranstalter laufen nicht über FormIQ, sondern direkt zwischen Teilnehmer und Veranstalter.

8.Anmeldungen zu Veranstaltungen (Teilnehmerdaten)

Wenn du dich über ein FormIQ-Formular zu einer Veranstaltung anmeldest, verarbeiten wir im Auftrag des Veranstalters die Angaben aus dem Formular (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Angaben zu Begleitpersonen, Essenswahl), den Zeitpunkt und Status der Anmeldung, den Zahlungsstatus, den der Veranstalter pflegt, sowie bei QR-Tickets die Ticket-Codes und die Zeitpunkte von Einlass und Essensausgabe. Nachrichten, die du dem Veranstalter über deine Buchungsübersicht schickst, landen in seinem Postfach bei FormIQ.

Du erhältst E-Mails zu deiner Anmeldung (Bestätigung, Ticket, Warteliste, Storno, Erinnerungen und Nachrichten des Veranstalters). Über den Link in deiner Bestätigung kannst du deine Anmeldung einsehen, im erlaubten Zeitraum ändern und stornieren.

Automatische Löschung: Die Anmeldedaten einer Veranstaltung werden 30 Tage nach dem späteren der beiden Zeitpunkte Ende des Anmeldezeitraums und Tag der Veranstaltung automatisch gelöscht, zusammen mit Tickets, Nachrichten und Scan-Daten. Bei Veranstaltungen im Paket Enterprise entfällt die automatische Löschung; hier bestimmt der Veranstalter, wann die Daten gelöscht werden. Unsere Datensicherungen werden nach 14 Tagen überschrieben; gelöschte Daten sind danach auch dort nicht mehr vorhanden.

Wenn ein Veranstalter es einstellt, werden Anmeldedaten zusätzlich an Systeme weitergegeben, die er selbst bestimmt (zum Beispiel über einen Webhook oder eine Schnittstelle zu seiner eigenen App). Dafür ist der Veranstalter verantwortlich. Fügst du ein Ticket zu Apple Wallet hinzu, gelten dafür die Datenschutzbestimmungen von Apple.

9.E-Mail-Versand

Alle E-Mails von FormIQ versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Brevo verarbeitet dafür Empfängeradresse, Name, Inhalt der E-Mail und Zustellinformationen in unserem Auftrag innerhalb der EU; mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir werten E-Mails nicht zu Marketingzwecken aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Teilnehmer-E-Mails die Weisung des Veranstalters.

Brevo erfasst beim Versand technisch bedingt, ob eine E-Mail zugestellt wurde, und über ein unsichtbares Zählpixel sowie umgeleitete Links, ob sie geöffnet oder ein Link angeklickt wurde. Diese Auswertung ist bei uns anonymisiert, das heißt, Öffnungen und Klicks werden nicht einzelnen Empfängern zugeordnet. Wir nutzen diese Angaben nur, um die Zustellung sicherzustellen und Missbrauch unseres Versands zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn du das nicht möchtest, kannst du in deinem E-Mail-Programm das automatische Laden von Bildern abschalten.

10.Support-Anfragen

Wenn du uns über das Support-Formular oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Kategorie, Betreff und Nachricht, um dein Anliegen zu bearbeiten, und legen dafür ein Support-Ticket an. Bist du angemeldet, ordnen wir das Ticket deinem Konto zu. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Die Anfragen löschen wir, wenn sie erledigt sind und wir sie nicht mehr zur Nachvollziehbarkeit brauchen, in der Regel spätestens nach drei Jahren.

11.Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Personenbezogene Daten geben wir nur an die hier genannten Dienstleister weiter und verkaufen sie nicht. Unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten innerhalb der EU. Eine Übermittlung in Drittländer durch uns findet nicht statt; ob PayPal Daten in Drittländer übermittelt, regelt PayPal in eigener Verantwortung.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

12.Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Anfragen richtest du an contact@frame-it.media. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

13.Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich FormIQ oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.